Como Tramitar Convênios, Contratos e Afins

A formalização em processo SIPAC e a aprovação pela UNIFEI, de acordo com os procedimentos e normas estabelecidos, é a institucionalização oficial e, consequentemente, a autorização para a realização de projetos dentro da Universidade.

A celeridade na tramitação, desejada por todos, está diretamente relacionada à forma de instrução, legalidade, legitimidade do objeto e interesse da universidade. Dessa forma, na tentativa de facilitar a tramitação e reduzir o tempo de aprovação, recomendamos que utilizem a Norma para Regulamentação das Relações entre a Universidade Federal de Itajubá e suas Fundações de Apoio, as orientações da nossa Cartilha para Registro de Termos de Acordo. A seguir, apresentamos uma série de passos importantes para orientar a instrução e tramitação dos processos. Para saber a ordem da documentação no processo digital, veja o PASSO 8. Insira a documentação no processo na ordem apresentada no Passo 8.

 

1º passo – MEMORANDO/OFÍCIO DE ENCAMINHAMENTO

O documento inicial do processo é o memorando/ofício de encaminhamento das minutas do Instrumento Jurídico (Convênio, Contrato e afins) a ser tramitado. Recomendamos a utilização do modelo de memorando proposto pela PROEX porque este documento trará, de forma objetiva e clara, todas as principais características do projeto, que orientará as deliberações necessárias à sua aprovação.

Veja aqui  os modelos de memorandos de encaminhamento propostos pela PROEX a ser cadastrado no SIPAC:

Modelo de memorando de encaminhamento para contrato com empresas/parceiras privadas

Modelo de memorando de encaminhamento para convênio com empresas/parceiras privadas

Modelo de memorando de encaminhamento para contrato com empresas/parceiras públicas

Modelo de memorando de encaminhamento para convênio com empresas/parceiras públicas

Observação: este documento deve ser elaborado pelo Coordenador.

 

2º passo – CADASTRO SIPAC

Com o memorando do coordenador e as minutas do termo de acordo e do Plano de Trabalho, faz-se o registro no SIPAC.

Observação: o registro no SIPAC deve ser realizado pela secretaria da Unidade Acadêmica do Coordenador.

Para os processos onde o financiador estabelece seu próprio modelo de minuta para o instrumento jurídico e plano de trabalho, é importante que o Coordenador da proposta na UNIFEI elabore um Protocolo Executivo. Esse documento é um resumo das informações vitais para a tramitação do processo dentro da UNIFEI, como por exemplo: equipe executora, carga horária da equipe executora, valores das taxas referentes ao pagamento de ressarcimento e retribuição à UNIFEI.

Veja aqui  o modelo de Protocolo Executivo

 

3º passo – DECLARAÇÕES DOS DOCENTES E COORDENADORES

Juntar no processo as “Declarações” de todos os servidores envolvidos na equipe de trabalho (Declarações de Carga Horária, Não Nepotismo, Respeito ao Teto Constitucional e Termo de Responsabilidade)

Veja aqui  o modelo de Declaração de Carga Horária (apenas quando o instrumento jurídico for um contrato de prestação de serviço, sem viés de inovação)

Veja aqui  o modelo de Declaração de Não Nepotismo

Veja aqui  o modelo de Declaração de Respeito ao Teto Constitucional

Veja aqui  o modelo de Termo de Responsabilidade (inclusive para os discentes envolvidos na equipe de trabalho)

Veja aqui  o modelo de Declaração de Ausência de Conflito de Interesses

4º passo – MINUTAS DO INSTRUMENTO JURÍDICO E DO PLANO DE TRABALHO

O Coordenador deve preparar a minuta do instrumento jurídico (convênio, contrato ou documento afim) e do plano de trabalho para serem incluídas no processo. A Pró-Reitoria correspondente pode auxiliá-lo e dirimir dúvidas nesta elaboração. As minutas devem ser analisadas pela fundação de apoio (se uma fundação de apoio for atuar como interveniente no processo) antes de serem incluídas no processo. Os modelos de minutas estão disponíveis em Modelos de Termos de Acordo, no caso de instrumentos jurídicos a serem tramitados pela Pró-Reitoria de Extensão.

 

5º passo – PARTICIPAÇÃO DE FUNDAÇÃO DE APOIO

Juntar no processo o Termo de Anuência da Fundação de Apoio envolvida na atividade, quando a gestão administrativa e financeira assim exigir, bem como o memorial de cálculo das despesas operacionais e administrativas, que deve ser elaborado pela mesma fundação.

Veja aqui  o exemplo de Termo de Anuência

Observação: estes documentos devem ser elaborados pela Fundação de Apoio envolvida na atividade, em papel timbrado da mesma, sendo o exemplo proposto aqui mera sugestão.

 

6º passo – APROVAÇÃO DA UNIDADE ACADÊMICA

Juntar no processo a Aprovação da(s) Unidade(s) Acadêmica(s)

Observação: este documento deve ser elaborado pela Unidade Acadêmica ou equivalente. Para o início da tramitação é aceito os Ad Referendum que deverão ser sucedidos pelas respectivas homologações. Se houver a participação de servidores de outras Unidades Acadêmicas, será necessário a aprovação de cada uma delas.

 

7º passo – DOCUMENTOS EXIGIDOS PELA ADVOCACIA GERAL DA UNIÃO

A Advocacia Geral da União emitiu o Parecer nº 01/2019/CPCTI/PGF/AGU no qual exige para os acordos de parceria para pesquisa, desenvolvimento e inovação uma série de documentos a serem incluídos no processo, na forma de um check-list, do ente público ou parceiro privado e da fundação de apoio (caso esta atue como interveniente no acordo). Esses documentos devem ser incluídos no processo na ordem em que são citados no check-list.

Veja aqui Check-list da AGU

Veja aqui  o modelo de Declaração de Ausência de Conflito de Interesses para representante legal da empresa financiadora

8º passo – INSTRUÇÃO E TRAMITAÇÃO DO PROCESSO

A instrução do processo a ser encaminhada para a Pró-Reitoria correspondente deve ser feita pela secretaria da Unidade Acadêmica ou Unidade Administrativa e deve conter os seguintes documentos (incluídos no processo na ordem mencionada a seguir):

i) Ofício de encaminhamento do Coordenador para o Diretor de sua Unidade Acadêmica;

ii) Minuta do instrumento jurídico;

iii) Minuta do plano de trabalho;

iv) Protocolo Executivo (se necessário, caso o instrumento jurídico e plano de trabalho forem fornecidos pelo financiador do projeto);

v) Declaração de Não Nepotismo assinada pelo Coordenador(a);

vi) Termo de Responsabilidade assinada pelo Coordenador(a) e membros da equipe executora;

vii) Declaração de carga horária assinada por todos os servidores da equipe executora (no caso de contrato de prestação de serviço, sem viés de inovação);

viii) Declaração de respeito ao teto constitucional assinada por todos os servidores da equipe executora;

ix) Resolução ou Ad-Referendum da(s) Unidade(s) Acadêmica(s) e/ou Unidade(s) Administrativa(s) dos membros participantes (se houver membros de diferentes Unidades, deve-se inserir no processo a resolução de cada Unidade autorizando a participação de seu servidor);

x) Termo de anuência e memorial de cálculo das despesas operacionais e administrativas fornecidos pela Fundação de Apoio;

xi) Justificativa para contratação da Fundação de Apoio selecionada;

xii) Documentação solicitada pelo check-list da AGU;

 

9º passo – A APROVAÇÃO DO NÚCLEO DE INOVAÇÃO TECNOLÓGICA – NIT

O processo é encaminhado pela Unidade Acadêmica para parecer do Núcleo de Inovação Tecnológica (NIT). O NIT junta ao processo o seu parecer. O processo SIPAC deve ser encaminhado ao NIT, que fará a elaboração do parecer através do cadastro e autenticação de um Despacho Decisório.

Observação: este documento deve ser solicitado ao NIT pela Pró-Reitoria correspondente, responsável pela sua elaboração, que poderá fazê-lo por meio de Despacho cadastrado e autenticado no próprio processo (recomendável).

 

10º passo – JUSTIFICATIVA TÉCNICA DA PRÓ-REITORIA CORRESPONDENTE

Com o parecer do NIT favorável, deve-se juntar no processo a Justificativa Técnica da Pró-Reitoria correspondente no processo via SIPAC.

Veja aqui  o exemplo de Justificativa Técnica da Proex

 

11º passo – O PARECER DA ASSESSORIA JURÍDICA

Com todos os elementos essenciais no processo, conforme os passos anteriores, deve-se encaminhar o processo à Procuradoria Federal na Unifei para análise e parecer.

Observação: o Despacho deve ser  juntado no processo SIPAC e encaminhado à Procuradoria que, após análise, juntará o Parecer Jurídico e reencaminhará o processo à Pró-Reitoria correspondente.

 

12º passo – A DELIBERAÇÃO DO CONSELHO DE ENSINO, PESQUISA, EXTENSÃO E ADMINISTRAÇÃO – CEPEAd OU DA CÂMARA SUPERIOR DA PRÓ-REITORIA CORRESPONDENTE

Conforme o parecer do Procurador, deve-se:

  • Se o parecer jurídico não for favorável, a Pró-Reitoria correspondente deve comunicar o Coordenador da atividade para as devidas providências. Após as adequações solicitadas pelo Procurador, quando possíveis, reencaminhar o processo à Pró-Reitoria correspondente para providências.
  • Se o parecer jurídico for favorável, a Pró-Reitoria correspondente deve encaminhar o processo para deliberação do CEPEAd ou da sua Câmara Superior. O encaminhamento é feito através de Despacho Ordinatório cadastrado no SIPAC e deve conter como anexo um arquivo com a minuta do termo, o plano de trabalho e o parecer da Procuradoria, para ser disponibilizado pela secretaria do Conselho aos seus conselheiros.

Observação: o Despacho é juntado no processo SIPAC, que deve ser encaminhado ao CEPEAd ou à Câmara Superior da Pró-Reitoria correspondente que, após análise, juntará a Resolução e reencaminhará à Pró-Reitoria correspondente.

 

13º passo – A ASSINATURA DO TERMO

Com a resolução do Conselho favorável, a Pró-Reitoria correspondente deve-se providenciar a assinatura do responsável da UNIFEI e a coleta de assinatura dos outros signatários.

Observação: o ofício de encaminhamento para coleta de assinaturas deve ser elaborado pela Pró-Reitoria correspondente, que o juntará no processo e aguardará o retorno das vias assinadas.

 

14º passo – A PUBLICAÇÃO NO DIÁRIO OFICIAL DA UNIÃO – DOU

Com o retorno das vias originais do termo assinadas por todas as partes, faz-se a publicação no Diário Oficial da União – DOU.

Observação: o extrato, elaborado pela Pró-Reitoria correspondente, deve ser elaborado em formato rich text. Caso a Pró-Reitoria correspondente não possua acesso ao envio de matéria para a imprensa oficial, a Pró-Reitoria de Extensão (PROEX) deverá ser acionada para a operacionalização desse procedimento.

 

15º passo – Com a publicação no DOU o processo está vigente e a Pró-Reitoria correspondente deve disponibilizar o instrumento assinado também no site Transparência da Universidade.

Observação: caso a Pró-Reitoria correspondente não possua acesso à esta publicação, a PROEX deverá ser acionada para esse procedimento.

 

Após a publicação no DOU, o termo está vigente e pronto para ser executado. A execução e controle são de responsabilidade do Coordenador e da Unidade Acadêmica correspondente, devendo ser acompanhada pela Pró-Reitoria correspondente. Um relator é nomeado para relatar o andamento do projeto, caso este tenha uma Fundação de Apoio como interveniente.

A prestação de contas é de responsabilidade do Coordenador e da Fundação de Apoio, devendo ser encaminhada à Pró-Reitoria correspondente ao final da atividade. Projetos com vigência superior a seis meses exigirão a apresentação de prestação de contas parciais a cada seis meses de execução.

Fluxograma do Processo

Matriz RACI