Como Tramitar Convênios, Contratos e Afins

A formalização em processo SIPAC e a aprovação pela UNIFEI, de acordo com os procedimentos e normas estabelecidos, é a institucionalização oficial e, consequentemente, a autorização para a realização de projetos dentro da Universidade.

A celeridade na tramitação, desejada por todos, está diretamente relacionada à forma de instrução, legalidade, legitimidade do objeto e interesse da universidade. Dessa forma, na tentativa de facilitar a tramitação e reduzir o tempo de aprovação, recomendamos que utilizem a Norma para Regulamentação das Relações entre a Universidade Federal de Itajubá e suas Fundações de Apoio, as orientações da nossa Cartilha para Registro de Termos de Acordo e sigam os passos a seguir:

 

1º passo – O PRIMEIRO DOCUMENTO DO PROCESSO

O documento inicial do processo é o memorando/ofício de encaminhamento das minutas do Instrumento Jurídico (Convênio, Contrato e afins) a ser tramitado. Recomendamos a utilização do modelo de memorando proposto pela PROEX porque este documento trará, de forma objetiva e clara, todas as principais características do projeto, que orientará as deliberações necessárias à sua aprovação.

Veja aqui  os modelos de memorandos de encaminhamento propostos pela PROEX a ser cadastrado no SIPAC.

Modelo de memorando de encaminhamento para empresas/parceiras privadas

Modelo de memorando de encaminhamento para empresas/parceiras públicas

Observação: este documento deve ser elaborado pelo coordenador.

 

2º passo – O CADASTRO SIPAC

Com o memorando do coordenador e as minutas do termo de acordo e do Plano de Trabalho, faz-se o registro no SIPAC.

Observação: o registro no SIPAC deve ser realizado pela secretaria do Instituto do coordenador.

Para os processos onde o financiador estabelece seu próprio modelo de minuta para o instrumento jurídico e plano de trabalho, é importante que o Coordenador da proposta na UNIFEI elabore um Protocolo Executivo. Esse documento é um resumo das informações vitais para a tramitação do processo dentro da UNIFEI, como por exemplo: equipe executora, carga horária da equipe executora, valores das taxas referentes ao pagamento de ressarcimento e retribuição à UNIFEI.

Veja aqui  o modelo de Protocolo Executivo

3º passo – AS DECLARAÇÕES DOS DOCENTES E COORDENADORES

Juntar no processo as “Declarações” de todos os envolvidos na equipe de trabalho (Declarações de Carga Horária, Não Nepotismo, Respeito ao Teto Constitucional e Termo de Responsabilidade)

Veja aqui  o modelo de Declaração de Carga Horária

Veja aqui  o modelo de Declaração de Não Nepotismo

Veja aqui  o modelo de Declaração de Respeito ao Teto Constitucional

Veja aqui  o modelo de Termo de Responsabilidade

 

4º passo – A PARTICIPAÇÃO DE FUNDAÇÃO DE APOIO

Juntar no processo o Termo de Anuência da fundação de apoio envolvida na atividade, quando a gestão administrativa e financeira assim exigir.

Veja aqui  o exemplo de Termo de Anuência

Observação: este documento deve ser elaborado pela Fundação de Apoio envolvida na atividade, em papel timbrado da mesma, sendo o exemplo proposto aqui mera sugestão.

 

5º passo – A APROVAÇÃO NA UNIDADE ACADÊMICA

Juntar no processo a Aprovação da(s) Unidade(s) Acadêmica(s)

Observação: este documento deve ser elaborado pela Unidade Acadêmica ou equivalente. Para o início da tramitação é aceito os Ad Referendum que deverão ser sucedidos pelas respectivas homologações. Se houver a participação de servidores de diversas Unidades Acadêmicas, será necessário a aprovação de cada uma delas.

 

6º passo – A APROVAÇÃO DO NÚCLEO DE INOVAÇÃO TECNOLÓGICA – NIT

O processo é encaminhado para parecer do Núcleo de Inovação Tecnológica (NIT). O NIT junta ao processo o seu parecer. O processo (físico e virtual – SIPAC) deve ser encaminhado ao NIT, que fará a elaboração do parecer através do cadastro e autenticação de um Despacho Decisório.

Observação: este documento deve ser solicitado ao NIT pela Pró-Reitoria correspondente, responsável pela sua elaboração, que poderá fazê-lo por meio de Despacho cadastrado e autenticado no próprio processo (recomendável).

 

7º passo – JUSTIFICATIVA TÉCNICA DA PRÓ-REITORIA CORRESPONDENTE

Com o parecer do NIT favorável, deve-se juntar no processo a Justificativa Técnica da Pró-Reitoria correspondente. Como forma de viabilizar a tramitação virtual, sempre optar pelo cadastro de despachos nos processos via SIPAC.

 

8º passo – O PARECER DA ASSESSORIA JURÍDICA

Com todos os elementos essenciais no processo, conforme os passos anteriores, deve-se encaminhar o processo à Procuradoria Federal na Unifei para análise e parecer.

Observação: o Despacho deve ser impresso e juntado no processo físico e encaminhado à Procuradoria que, após análise, juntará o Parecer Jurídico e reencaminhará à Pró-Reitoria correspondente.

9º passo – A DELIBERAÇÃO DO CONSELHO DE ENSINO, PESQUISA, EXTENSÃO E ADMINISTRAÇÃO – CEPEAd OU DA CÂMARA SUPERIOR DA PRÓ-REITORIA CORRESPONDENTE

Conforme o parecer do Procurador, deve-se:

  • Se o parecer jurídico não for favorável, comunicar o coordenador da atividade para as devidas providências. Após as adequações solicitadas pelo Procurador, quando possíveis, reencaminhar o processo à Procuradoria.
  • Se o parecer for favorável, encaminhar o processo para deliberação do CEPEAd ou da Câmara Superior da Pró-Reitoria correspondente. O encaminhamento é feito através de Despacho Ordinatório cadastrado no SIPAC e deve conter como anexo um arquivo com a minuta do termo, o plano de trabalho e o parecer da Procuradoria, para ser disponibilizado pela secretaria do Conselho aos seus conselheiros.

Observação: o Despacho SIPAC é juntado no processo físico, que deve ser encaminhado ao CEPEAd que, após análise, juntará a Resolução e reencaminhará à Pró-Reitoria correspondente.

 

10º passo – A ASSINATURA DO TERMO

Com a resolução do Conselho favorável, deve-se providenciar a assinatura do responsável da UNIFEI e a coleta de assinatura dos outros signatários.

Observação: o ofício de encaminhamento para coleta de assinaturas deve ser elaborado pela Pró-Reitoria correspondente, que o juntará no processo físico e aguardará o retorno das vias assinadas.

 

11º passo – A PUBLICAÇÃO NO DIÁRIO OFICIAL DA UNIÃO – DOU

Com o retorno das vias originais do termo assinadas por todas as partes, faz-se a publicação no Diário Oficial da União – DOU.

Observação: o extrato, elaborado pela Pró-Reitoria correspondente, deve ser elaborado em formato rich text. Caso a Pró-Reitoria correspondente não possua acesso ao envio de matéria para a imprensa oficial, a Pró-Reitoria de Extensão (PROEX) deverá ser acionada para a operacionalização desse procedimento.

 

12º passo – Com a publicação no DOU o processo está vigente e a Pró-Reitoria correspondente deve disponibilizar o instrumento assinado também no site Transparência da Universidade.

Observação: caso a Pró-Reitoria correspondente não possua acesso à esta publicação, a PROEX deverá ser acionada para esse procedimento.

 

Após a publicação no DOU, o termo está vigente e pronto para ser executado. A execução e controle são de responsabilidade do coordenador e da unidade acadêmica correspondente, devendo ser acompanhada pela PROEX. Um relator é nomeado para relatar o andamento do projeto.

A prestação de contas é de responsabilidade do Coordenador e da Fundação de Apoio, devendo ser encaminhada à PROEX ao final da atividade. Projetos com vigência superior a seis meses exigirão a apresentação de prestação de contas parciais a cada seis meses de execução.