O processo eletrônico de solicitação de pagamento da GECC compreenderá as seguintes etapas:
I – Consulta pelo solicitante à CBA/DAP, via memorando eletrônico, da relação de servidores que já receberam GECC no ano, com as respectivas horas trabalhadas.
II – Instrução do processo eletrônico pelo solicitante à DPO/PRAD com os seguintes documentos:
- a) Memorando eletrônico à DPO/PRAD solicitando alocação de recurso para pagamento de GECC informando no assunto: “Solicitação de alocação de recurso para pagamento de Gratificação por Encargo de Curso ou Concurso – “Atividade” e contendo as seguintes informações: especificação da atividade a ser realizada; justificativa da atividade a ser desenvolvida (deve ser clara e detalhada); período de execução; total de horas e valor a ser pago.
- b) Memorando eletrônico sobre as horas já trabalhadas pelos servidores.
- c) Comprovante da atividade (exemplo: concurso – edital; capacitação – folder de divulgação, portarias, etc.).
- d) Justificativa para o acréscimo de horas, na situação de excepcionalidade, em concordância com o art. 6º do Decreto nº 6.114/2017, previamente autorizado pelo Reitor, no caso de haver servidores que irão exceder 120 horas anuais na execução de atividades que ensejam o recebimento de GECC.
III – Alocação de recurso pela DPO/PRAD, emissão de autorização e envio do processo eletrônico à DCF/PRAD.
IV – Emissão de empenho pela DCF/PRAD e envio ao solicitante.
V – O solicitante deverá encaminhar o processo eletrônico à CBA/DAP no prazo de 5 (cinco) dias úteis do início das atividades para análise da documentação.
VI – Emissão de despacho pela Diretoria da DAP e posterior envio ao solicitante.
VII – Execução das atividades.
VIII – Para a realização do pagamento dos serviços já devidamente executados, o solicitante deverá encaminhar o processo à CBA/DAP, com antecedência de no mínimo 5 (cinco) dias da data limite de envio do relatório de alterações de frequência à DAP, acrescentando os seguintes documentos:
- a) Relatório dos servidores contendo nome e matrícula SIAPE, com as atividades e quantidades de horas efetivamente realizadas e com os valores devidos. Para fins de pagamento, não deverá ser informado o nome do elaborador ou revisor de questões de prova, apenas a matrícula SIAPE.
- b) Ficha de frequência ou presença obrigatoriamente assinados pelo servidor que executou a atividade e pelo solicitante; se as atividades foram realizadas dentro e/ou fora do horário de expediente.
IX – A CBA/DAP conferirá a documentação, atualizará o controle interno de horas pagas a cada servidor e enviará para a Diretoria da DAP para autorização de pagamento de GECC.
X – A Diretoria da DAP emitirá despacho à CCP/DAP autorizando a inclusão do pagamento na folha.
X – Os servidores que realizarem as atividades deverão preencher eletronicamente a Declaração de Execução de Atividades do Servidor (Anexo VI), conforme Anexo II do Decreto nº 6.114/2007, para envio à CBA/DAP ao final do processo.
XI – O processo ficará em aberto na carga da DAP para recebimento dos comprovantes de compensação de horas trabalhadas dentro do horário de expediente, cuja a compensação deve ocorrer no prazo de até um ano, contado da data da execução da atividade e nos comprovantes apresentados deve-se informar o número do processo.
XII – Após a realização de todos os pagamentos, o requisitante deverá solicitar cancelamento do saldo de empenho à DCF, se houver, e encaminhar eletronicamente a nota de empenho de cancelamento à CCP/DAP para encerramento do processo.
