ATIVIDADES DE EXTENSÃO DE CURTA-DURAÇÃO NA UNIFEI – CONCEITO E TRAMITAÇÃO

As atividades de extensão, que podem ser assim classificadas e registradas com o Formulário Simplificado na Unifei, são aquelas que se enquadram na norma específica para este fim e que a duração ou complexidade não exija a assinatura da universidade em Convênios, Contratos ou termos equivalentes. Estas atividades, assim como os projetos de Convênios e Contratos, possuem três fases distintas que são aprovação, execução e prestação de contas. Para cada uma delas, sugerimos a seguir os procedimentos que facilitarão sua execução na forma regularizada na Unifei.

PASSO A PASSO PARA APROVAÇÃO DE ATIVIDADES DE CURTA-DURAÇÃO NA UNIFEI Como aprovar um projeto de extensão

A formalização em processo SIPAC e a aprovação pela Unifei, de acordo com os procedimentos e normas estabelecidos, é a institucionalização oficial e, consequentemente, a autorização de realização da Atividade de Extensão de Curta Duração. Certificados e Declarações somente serão emitidos com atividades com registro e Relatório Final aprovados na PROEX. A celeridade na tramitação, desejada por todos, está diretamente relacionada à forma de instrução, legalidade, legitimidade do objeto e interesse da universidade. Dessa forma, na tentativa de facilitar a tramitação e reduzir o tempo de aprovação, recomendamos  que utilizem a Norma para Registro de Atividades de Extensão, Certificados e Declarações, as orientações da nossa Cartilha e sigam os passos abaixo:

1º passo - O PRIMEIRO DOCUMENTO DO PROCESSO

Atendendo à política de desburocratização com foco na gestão "sem papel" na Unifei, é recomendável que a tramitação, aprovação e finalização da atividade sejam efetuadas de forma totalmente virtual, viabilizado neste procedimento pelo SIPAC. O documento inicial do processo é o E-mail do coordenador da atividade para a Unidade Acadêmica com o Formulário de Registro de Curta Duração em anexo.Para a certificação da assinatura, deve-se utilizar a Caixa Postal no Portal Administrativo do SIPAC.

Veja aqui ⇒ o modelo de Formulário de Registro de Atividade de Curta-Duração

Veja aqui ⇒ o modelo de e-mail de encaminhamento a ser enviado da Caixa Postal do SIPAC

Observação: o e-mail e o Formulário devem ser elaborados pelo coordenador.

 

2º passo - A PARTICIPAÇÃO DE FUNDAÇÃO DE APOIO O CADASTRO SIPAC

Atividades que envolvam recursos financeiros podem exigir a participação de Fundação de Apoio. A captação de recursos somente é possível através do recolhimento com GRU à conta única da União ou por intermédio de fundação de apoio. Quando for necessária a participação de fundação, esta deve participar desde o preenchimento do Formulário de Registro até a finalização através da prestação de contas final. A fundação de apoio deve se manifestar por meio doTermo de Anuência, que deve ser encaminhado via e-mail da Caixa Postal do SIPAC.

Veja aqui ⇒ o modelo de Termo de Anuência

Observação: Não serão aprovados os Registros que envolvam fundação de apoio e não estiver clara a anuência formal da referida Fundação de Apoio.

 

3º passo - O CADASTRO SIPAC

Com o e-mail do coordenador e a anuência da Fundação de Apoio envolvida na atividade, ambos em formato PDF, juntamente com o Formulário de Registro preenchido, este em arquivo Word, faz-se o registro no SIPAC.

Veja aqui ⇒ o Passo a Passo para cadastrar processos no SIPAC

Observação: o registro no SIPAC deve ser realizado pela secretaria do instituto do coordenador.

 

4º passo - A APROVAÇÃO NA UNIDADE ACADÊMICA

Com o processo cadastrado, deve-se solicitar ao Diretor da Unidade Acadêmica a autenticação do Despacho de aprovação

Veja aqui ⇒ o modelo de Despacho a ser cadastrado e autenticado na Secretaria da Unidade Acadêmica

Observação: A aprovação deve ser feita através do Despacho informado durante o cadastro do processo (ver 2º passo). Caso não tenha sido feito naquela ocasião, deve-se cadastrar o Despacho no processo gerado, anexando a Resolução da Assembleia ou informando no corpo do próprio Despacho.

 

5º passo - A APROVAÇÃO DA PRÓ-REITORIA CORRESPONDENTE

Com a aprovação na Unidade Acadêmica o processo deve ser recebido na Pró-Reitoria correspondente, responsável por deve fazer a análise e aprovação. A análise inclui verificar o preenchimento do Formulário e suas planilhas, conferir os valores de retribuição e ressarcimento, quando houver, confirmar a aprovação da Unidade Acadêmica e a anuência da fundação de apoio. A aprovação é feita por meio de Despacho cadastrado e autenticado no próprio processo

Veja aqui ⇒ o modelo de Despacho a ser cadastrado e autenticado na Pró-Reitoria correspondente

Observação: este documento deve ser elaborado pela Pró-Reitoria correspondente à atividade, sendo o modelo proposto aqui mera sugestão.

 

6º passo - A VIGÊNCIA

Pronto. Com a autenticação do Despacho na Pró-Reitoria correspondente, a atividade está devidamente registrada e pode ser executada pelo Coordenador juntamente com a fundação de apoio, caso houver. Os interessados são informados pelo próprio sistema quanto à aprovação, quando se fizer esta opção no SIPAC (recomendável sempre), mas a fundação precisa ser comunicada desta vigência através de e-mail e/ou telefone.

Veja aqui ⇒ o modelo de e-mail a ser encaminhado ao Coordenador e à fundação de apoio

Observação: a secretaria da Pró-Reitoria correspondente deve elaborar e encaminhar esta comunicação, sendo o modelo proposto aqui mera sugestão.

 

7º passo - O ENVIO DO PROCESSO NO SIPAC E A EXECUÇÃO

A execução da atividade é de responsabilidade do Coordenador e sua Unidade Acadêmica, onde as atividades de ensino, pesquisa e extensão efetivamente acontecem. Portanto, o processo deve ser virtualmente encaminhado à unidade de origem e, caso ocorra a necessidade de alterações no registro original, como inclusão ou exclusão de membros da equipe, ou mudanças no orçamento e cronograma de execução, a coordenação deve informar à PROEX, sempre através do SIPAC e com anuência de todas as partes envolvidas.

 

PASSO A PASSO PARA FINALIZAÇÃO DE ATIVIDADES DE CURTA-DURAÇÃO NA UNIFEI Como aprovar um projeto de extensão

Após a execução da atividade é obrigatória a prestação de contas, que deve ser elaborada pelo coordenador, juntamente com a fundação de apoio, através do Formulário de Relatório Final proposto pela PROEX. A prestação de contas de cada atividade registrada deverá abranger os aspectos contábeis, de legalidade, efetividade e economicidade, conforme estabelecido no art. 11 do Decreto 7.423/2010. Os comprovantes de receita e despesas devem ser digitalizados e anexados ao processo, inclusive os comprovantes de recolhimento do ressarcimento e retribuição quando previstos no Registro da atividade.

1º passo - O ENCAMINHAMENTO DO RELATÓRIO FINAL

O Relatório Final contendo a prestação de contas deve relatar as ocorrências da atividade, principalmente aquelas que divergirem do registro inicial, e deve ser encaminhado à Unidade Acadêmica correspondente por meio de e-mail enviado da Caixa Postal do SIPAC. A secretaria deverá anexar ao processo virtual o e-mail de encaminhamento do coordenador e o Relatório Final e o Termo de Anuência da fundação de apoio, todos em formato pdf.

Veja aqui ⇒ o modelo de e-mail de encaminhamento do Relatório Final a ser enviado da Caixa Postal do SIPAC

Veja aqui ⇒ o modelo de Formulário de Relatório Final de Atividade de Curta-Duração

Observação: a prestação de contas é de responsabilidade do Coordenador e da fundação de apoio, devendo esta última se manifestar formalmente quanto à regularidade, por meio do Termo de Anuência anexado no memorando ou no próprio processo

 

2º passo - A APROVAÇÃO DO RELATÓRIO FINAL NA UNIDADE ACADÊMICA

A Unidade Acadêmica deve analisar o Relatório Final da atividade e deliberar pela sua aprovação. Caso não esteja adequado para ser aprovado, a secretaria solicitará ao coordenador providências para a sua correção. Estando tudo correto, a secretaria deve cadastrar o Despacho de Aprovação e solicitar ao Diretor da Unidade/Instituto a sua autenticação

Veja aqui ⇒ o modelo de Despacho a ser cadastrado e autenticado na Secretaria da Unidade Acadêmica

Observação: Após a aprovação formal do Relatório Final no processo, a secretaria deve fazer o envio virtual do mesmo para ser deliberado pela Pró-Reitoria de Extensão.

 

3º passo - A APROVAÇÃO DO RELATÓRIO FINAL NA PRÓ-REITORIA DE EXTENSÃO

Assim como ocorreu na Unidade Acadêmica, o Relatório Final da atividade deve ser analisado e aprovado na PROEX. Caso não esteja adequado para aprovação, esta deverá devolver o processo à sua origem para regularização. Estando tudo adequado, a Pró-Reitoria deve cadastrar e autenticar o Despacho de Aprovação.

Veja aqui ⇒ o modelo de Despacho a ser cadastrado e autenticado na Pró-Reitoria correspondente.

 

Observação: Sempre que estiver previsto na atividade o recolhimento de ressarcimento ou retribuição, a atividade não poderá ser finalizada se os comprovantes de pagamento via GRU não estiverem anexos ao Relatório Final, devendo ser o processo reencaminhado à Unidade Acadêmica para as providências quanto o recolhimento à conta única da União ou esclarecimentos sobre esta ausência.

 

4º passo – O ARQUIVAMENTO DO PROCESSO

Com a autenticação do Despacho na Pró-Reitoria correspondente, a atividade está devidamente concluída e o processo deve ser arquivado no sistema SIPAC.

 

OUTRAS ORIENTAÇÕES PARA EXECUÇÃO 

FASE:

FINALIZAÇÃO DA EXECUÇÃO

Execução - FAI

O Coordenador ou fundação prepara o FAI.

O Coordenador ou fundação prepara o recolhimento  no link "https://consulta.tesouro.fazenda.gov.br/gru_novosite/gru_simples.asp" com os seguintes parâmetros:
UNIDADE GESTORA: 153030
GESTÃO: 15249 - Universidade Federal de Itajubá
NOME DA UNIDADE: Universidade Federal de Itajubá (preenchimento automático) 
CÓDIGO DE RECOLHIMENTO: 28832-2 - Serviços Educacionais
NÚMERO DE REFERÊNCIA: 16001600177

O Coordenador ou Fundação efetua o pagamento.

 

O Coordenador ou fundação anexa o Comprovante de Recolhimento no Relatório Final e encaminha à Coordenação de Extensão.

Os comprovantes serão utilizados como informação para o Fundo de Apoio Institucional (FAI) .

A PROEX envia memorando à SPQ com copias ao DCF e às partes interessadas (Reitoria, Unidade Acadêmica e grupo de pesquisa) informando a distribuição conforme o previsto no artigo 27 da Norma de Relação com as Fundações (30% GEPE; 50% Unidade Acadêmica; 20% Reitoria).

SECRETARIA DE PLANEJAMENTO E QUALIDADE

CC: 
DIVISÃO DE CONTABILIDADE/DCF 

REITORIA 

INST XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 

Título: PROEX-DISTRIBUIÇÃO FUNDO DE APOIO INSTITUCIONAL - Ciclo de Palestras do CREA Minas Jr. -Processo 2189/2012 - Coordenadora . Geraldo Lúcio Tiago Filho

 

 

Itajubá-MG, 05 de maio de 2015.

 

SECRETARIA DE PLANEJAMENTO E QUALIDADE

CC: 
PRÓ-REITORIA DE EXTENSÃO

DIVISÃO DE CONTABILIDADE/DCF 

REITORIA 

INST DE XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

 

Título: PROEX Itabira-DISTRIBUIÇÃO FUNDO DE APOIO INSTITUCIONAL-FAI- CURTA DURAÇÃO Processo 23088.000000/20xx-00

 

Prezado Diretor,                           

 

Solicitamos que seja realizado o rateio do Fundo de Apoio Institucional - FAI - , no valor de R$ XXX,00 (comprovantes anexos), referente à Ressarcimento do curso de curta duração - Processo 23088.000000/20xx-00, executado pelo Professor (a) Xxxxxx Xxxx, captados à conta de recursos próprios da UNIFEI  (conforme comprovantes anexos), devendo seguir as seguintes proporções:

 

EVENTO

https://consulta.tesouro.fazenda.gov.br/gru_novosite/gru_simples.asp" com os seguintes parâmetros:
UNIDADE GESTORA: 153030
GESTÃO: 15249 - Universidade Federal de Itajubá
NOME DA UNIDADE: Universidade Federal de Itajubá (preenchimento automático) 
CÓDIGO DE RECOLHIMENTO: 28832-2 - Serviços Educacionais
NÚMERO DE REFERÊNCIA: 16001600177

Coordenador envia memorando solicitando o pagamento de bolsa juntamente com o comprovante do pagamento (GRU) anexo.

Prezado Diretor,

 

Em relação ao Projeto de Extensão23499.000000/20xx-xx intitulado “XXXXXXXXXXXXXXXX”, solicito o pagamento de bolsa ao aluno XXXXX, matriculado sob o número xxxxx.

Encaminho o comprovante de pagamento, anexo, relativo ao mês de XXXXXXXXXXXX de 20xxxx.

 

Atenciosamente,

A PROEX abre um processo de pagamento gerando um novo número de registro 23088.00xxxx/20xx-xx.

Neste processo deve ser incluído o termo, o edital de seleção de bolsista juntamente com todos os dados do bolsista: nome, CPF, conta e outros.

A PROEX encaminha o processo à SPQ e solicita alocação de recursos e posterior empenho (preferencialmente por meio de despacho cadastrado no processo).

DESPACHO (escolher opção ORDINATÓRIO)

 

Solicitamos alocação de recursos e posterior empenho no valor de R$ X.XXX,00 para o pagamento do bolsista: xxxxxxxxxxxxxxxxxxx, participante do Projeto de Extensão “XXXXXXXXXXXXXXXX” coordenado pelo XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, processo nº 23499.00xxxxx/20xx-xx, conforme solicitação do coordenador e comprovante de recolhimento à Conta Única da União anexos.

 

Informamos que para a elaboração da folha de pagamento (DPE) devem ser utilizados os seguintes dados do bolsista:

 

Nome do bolsista: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx;

CPF: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx;

Conta bancária: xxxxxxxxxxxxx;

Valor: R$ X.XXX,00.

SPQ faz alocação de recurso e encaminha à DCF.

 

DCF emite Nota de Empenho e encaminha à PROEX.

 

A PROEX solicita a elaboração de Folha de Pagamento do bolsista ao DEP via memorando.

Itajubá, xx de xxxx de 20xx.

 

DIVISÃO DE CADASTRO E FINANCEIRA

 

Título: PROEX – solicita elaboração de folha de pagamento do bolsista xxxxxxxxxxxxx, processo DCF nº xxxxxx.xxxxxxx/20xx-xx.

 

Prezado Diretor,

 

Solicito elaboração da folha de pagamento do bolsista, abaixo relacionado, participante do Projeto de Extensão “XXXXXXXXXXXXXXXX” (processo nº 23499.xxxxxx/20xx-xx) conforme Nota de Empenho 2015NE00xxx (anexo) – mês de xxxxx/20xx, xª parcela.

Bolsista

CPF

Conta Bancária

Valor

 

 

 

 

OBS: recomendamos o pagamento entre o 1° e o 5° dia útil do próximo mês.

 

Atenciosamente,

OBS: É aberto um único processo para pagamento de todas as parcelas. A partir da 2ª parcela faz-se um memorando ao SPQ e à DPE, quando houver novo empenho emitido.

Tombamento dos equipamentos

O coordenador envia um memorando informando sobre o estado e localização dos equipamentos adquiridos no projeto ao Setor de Patrimônio da Prefeitura que tomará as providências cabíveis.

 



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