Em fevereiro de 2023, a Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (PRGP) e a Secretaria de Desenvolvimento Institucional (SDI) da Universidade Federal de Itajubá (UNIFEI) iniciaram a implementação de um projeto de colaboração entre si, que visa mapear processos e dimensionar a força de trabalho dentro da Instituição.
O objetivo da ação é consolidar o mapeamento de processos já iniciado em anos anteriores e avançar na excelência operacional da UNIFEI, a fim de melhorar os fluxos de trabalho dos setores. Além disso, o dimensionamento da força de trabalho (DFT) irá subsidiar a tomada de decisão quanto à quantidade ideal de pessoas empregada em determinada tarefa ou unidade, bem como a recomposição e movimentação de pessoal de forma mais assertiva. O DFT é uma importante ferramenta para as estratégias de gestão de pessoas.
O início dos trabalhos de dimensionamento ocorreu com a assinatura do Termo de Compromisso nº 01/2022, entre a UNIFEI e o Ministério da Economia (ME), que objetivou a transferência do modelo referencial de Dimensionamento da Força de Trabalho (DFT) do órgão central do Sistema de Pessoal Civil da Administração Federal (SIPEC) para a Universidade.
Foi, então, emitida a Portaria nº 1859/2022 – RT, que nomeou um grupo de trabalho encarregado de realizar a replicação do modelo do ME, o qual participou de 10 oficinas de capacitação realizadas semanalmente entre setembro e novembro de 2022. A Coordenação de Cadastro e Pagamento (CCP/DAP/PRGP) foi escolhida como unidade de dimensionamento piloto na realização das oficinas. Foram cadastrados todos os órgãos da UNIFEI no Sistema de Dimensionamento de Pessoas (SISDIP) e alocados todos os servidores em suas respectivas unidades de lotação.
Em 13 de janeiro deste ano, o Gabinete da Reitoria e a PRGP encaminharam o Memorando Circular nº 11/2023 – PRGP, informando a ordem de priorização das unidades administrativas e acadêmicas para o esforço conjunto do projeto de mapeamento de processos e dimensionamento da força de trabalho, bem como solicitando a indicação de servidores das unidades para atuarem nas fases de coleta de dados. Aos indicados foi proposta a “Qualificação em Dimensionamento da Força de Trabalho”, oferecida pela Escola Nacional de Administração Pública (ENAP) na modalidade on-line, havendo a emissão de 42 certificados desta capacitação.
Os trabalhos se iniciaram junto às pró-reitorias de Graduação (PRG), de Pesquisa e Pós-Graduação (PRPPG) e de Extensão (PROEX), além de suas respectivas coordenações no campus de Itabira. A previsão é de que o projeto nestas unidades finalize no primeiro semestre de 2023, com reuniões semanais para acompanhamento pelas equipes de coordenação, compostas por servidores da PRGP e da SDI.
Na fase qualitativa do projeto, por meio de uma ferramenta de busca aprimorada pela SDI, os servidores envolvidos no trabalho podem consultar um banco de dados já disponibilizado pelo ME e complementado com os dados necessários ao mapeamento de processos. Esse banco serve para subsidiar a formulação do chamado mapa mental da unidade, uma ferramenta que contém algumas informações necessárias ao DFT (atividades, fluxos, entregas e fontes de quantificação), bem como a identificação, mapeamento e vinculação de processos à recém-revisada Cadeia de Valor Institucional.
Posteriormente à confecção do mapa, será iniciada a fase quantitativa do DFT, em que os servidores farão o registro do número de entregas realizadas no ano de 2022, bem como do esforço dedicado para cada entrega. Juntamente com os dados inerentes à força de trabalho extraídos de outros sistemas de gestão de pessoas, o SISDIP gerará um painel de indicadores (dashboard) de cada unidade dimensionada, cujos resultados permitirão a análise consciente e melhor aproveitamento da força de trabalho.
